在行政管理和正式公務活動中，紅頭文件作為一種標準公文形式，扮演著舉足輕重的角色。它不僅承載著重要的政策、指示和通知，還體現了發文單位的權威性和正式性。那麼，紅頭文件的格式究竟是怎樣的呢？本文將對此進行詳細介紹，旨在幫助讀者更好地理解並應用這一公文格式。
一、紅頭文件的基本構成
紅頭文件主要由以下幾個部分組成：公文份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等。這些要素在公文中的位置和格式都有嚴格的規定，以確保公文的規範性和統一性。
二、各部分格式詳解
1. 公文份號
公文份號位於公文首頁左上角第一行，使用阿拉伯數字標注，通常用於涉密文件的分發控製。非涉密文件一般不標注份號。
2. 密級和保密期限
如需標注密級和保密期限，應位於公文份號下方，同樣使用3號黑體字。密級和保密期限之間用“★”隔開。例如，“機密★1年”。
3. 緊急程度
緊急程度位於密級和保密期限下方，如需標注，應使用3號黑體字，並標注在公文首頁右上角。緊急程度一般分為“特急”和“加急”兩種。
4. 發文機關標誌
發文機關標誌使用發文機關全稱或者規範化簡稱，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色。聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置於發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。
5. 發文字號
發文字號位於發文機關標誌下空二行位置，居中排布。發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“號”字。上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。
6. 簽發人
上行文應當標注簽發人姓名。簽發人姓名平行排列於發文字號右側。簽發人姓名居右空一字，簽發人後標全角冒號，冒號後用2號楷體字標注簽發人姓名。
7. 標題
公文標題位於紅色反線空二行之下，2號小標宋體字，居中排布。標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
8. 主送機關
主送機關位於標題下空一行，左側頂格，3號仿宋體字，回行時仍頂格，最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。
9. 正文
公文正文在主送機關下一行開始，每段首行空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文一般用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
10. 附件說明
如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
11. 發文機關署名、成文日期和印章
成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，並將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
12. 附注
如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
13. 附件
附件應當另麵編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在左上角第一行。附件標題居中編排在附件順序號下一行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
14. 抄送機關
如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字後加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
15. 印發機關和印發日期
印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，左右兩邊各空一字編排。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
三、總結
紅頭文件的格式是公文寫作中的一項重要內容，它直接關係到公文的規範性和權威性。本文詳細介紹了紅頭文件的基本構成和各部分格式要求，旨在幫助讀者更好地理解並應用這一公文格式。在實際應用中，各單位和部門應嚴格按照規定格式進行公文撰寫和排版，以確保公文的規範性和統一性。同時，隨著信息化技術的發展，電子公文的應用也越來越廣泛，但紅頭文件的基本格式要求仍然適用，隻是在具體實現方式上可能會有所不同。因此，在掌握紅頭文件格式的基礎上，還需要結合實際情況進行靈活應用。
